So strukturierst Du Dein HR-Projekt mit Personio: Von der Idee bis zum Go-Live
Für viele mittelständische Unternehmen sind HR-Projekte echte Mammutaufgaben: neue Prozesse, viele Beteiligte, knappe Ressourcen. Besonders bei der Einführung von einer HR-Software wie Personio entscheidet die richtige Struktur über Erfolg und Misserfolg. Ein klarer Fahrplan spart Zeit, reduziert Reibungsverluste und bringt Dein Projekt vom ersten Workshop bis zum Go-Live auf Kurs.
In diesem Beitrag erhältst Du einen praxisnahen Leitfaden, wie Du Deine Personio-Einführung Schritt für Schritt erfolgreiche aufsetzt.
Projektstart: Ziele definieren und priorisieren
Bevor es an die Umsetzung geht, brauchst Du ein stabiles Fundament: klare Ziele.
- Welche Probleme soll Personio für Dich lösen?
- Geht es um Recruiting, digitales Onboarding oder eine einheitliche HR-Datenbasis?
Schreibe die Ziele auf, stimme sie mit Geschäftsführung und relevanten Fachbereichen ab und priorisiere sie. Achte darauf, Dich nicht zu übernehmen. Ein häufiger Fehler ist, zu viele Themen auf einmal anzugehen. Starte schlank - etwa mit der digitalen Personalakte oder Abwesenheiten und ergänze später weitere Module Schritt für Schritt.
Planung: Projektteam und Meilensteine
Kein HR-Projekt ist ein Solo. Stelle frühzeitig ein Projektteam zusammen, dass neben HR auch IT, ggf. Finance und die Geschäftsführung einbindet. Benenne eine klare Projektleitung und lege zentrale Meilensteine fest: Kick-Off, Testphase, Schulungen, Go-Live. Diese Struktur schafft Transparenz, steigert die Verbindlichkeit und macht Fortschritte messbar. Für die Koordination eignen sich einfache Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder MS Planner.
Umsetzung: Prozesse, Daten, Kommunikation
Jetzt beginnt die inhaltliche Arbeit in Personio. Entscheidend sind drei Erfolgsfaktoren:
- Saubere Daten: Stelle sicher, dass Stammdaten korrekt und vollständig hinterlegt sind. Schlechte Datenqualität überträgt sich sonst auf alle Prozesse.
- Klar definierte Workflows: Gemeinsam mit Deinem Team legst Du fest, wie Abwesenheiten, Bewerbungen oder Onboarding künftig laufen. Teste diese Prozesse zunächst in Pilotgruppen.
- Aktive Kommunikation: Informiere regelmäßig über Fortschritte, binde Führungskräfte ein und hole Feedback ein. So reduzierst Du Widerstände und stärkst die Akzeptanz.
Go-Live: Startschuss und kontinuierliche Optimierung
Der Go-Live ist ein großer Meilenstein - aber kein Endpunkt.
- Plane Schulungen ein, damit Führungskräfte und Mitarbeitende sicher mit Personio arbeiten.
- Richte interne Ansprechpersonen oder ein temporäres Support-Team für die ersten Wochen ein.
- Sammle Feedback, überprüfe die Zielerreichung und optimiere Prozesse bei Bedarf.
Erfolgreiche HR-Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass sie nicht im Go-Live enden, sondern sich kontinuierlich weiterentwickeln.
Fazit
Eine erfolgreiche Personio-Einführung lebt von Struktur und klaren Schritten: definierte Ziele, ein starkes Projektteam, saubere Daten und laufende Kommunikation. Wenn Du Dein Projekt nicht als einmaligen Kraftakt, sondern als langfristigen Verbesserungsprozess angehst, wird Personio nicht nur eingeführt - sondern nachhaltig wirksam im Alltag verankert.
Brauchst Du Unterstützung bei Deinem HR-Projekt, melde Dich bei uns. Wir begleiten Dich Schritt für Schritt – von der Prozessgestaltung über die Datenaufbereitung bis zu Schulungen und dem Go-Live – damit Deine Personio-Einführung strukturiert, effizient und nachhaltig gelingt.
