Jahresabschluss im HR: Was gehört auf Deine To-do-Liste?
Der HR-Jahresabschluss bedeutet für viele Teams: Datenchaos sortieren, offene Aufgaben finalisieren und sicherstellen, dass alles sauber ins neue Jahr startet. Gerade in KMU mit 200 bis 2.000 Mitarbeitenden sammeln sich über zwölf Monate enorme Datenmengen an – von Verträgen und Gehaltsdaten über Abwesenheiten und Zielvereinbarungen bis hin zu Weiterbildungshistorien.
Ein strukturierter HR-Jahresabschluss erspart Dir nicht nur Stress, sondern verhindert auch Fehler, die schnell teuer werden können. In diesem Artikel findest Du eine praxisnahe To-do-Liste, die Dich Schritt für Schritt durch Deinen HR-Jahresabschluss 2025 führt und Dich optimal auf das neue Jahr vorbereitet.
Personalstammdaten prüfen und bereinigen
Eine saubere Datenbasis ist die Grundlage für alle HR-Prozesse und die Payroll. Über das Jahr hinweg ändern sich Rollen, Teams, Adressen, Arbeitszeiten oder Vertragsmodalitäten – oft schneller, als Dokumente manuell nachgezogen werden. Nimm Dir zum Jahresende bewusst Zeit, um alle Personalstammdaten zu prüfen, veraltete Informationen zu korrigieren und Dubletten zu entfernen, Nutze, wenn möglich, automatische Erinnerungen und Self-Service-Funktionen in Deinem HR-System, damit Mitarbeitende Änderungen wie Adress- oder Bankdaten auch unterjährig selbst pflegen können. Je sauberer Deine Daten, desto leichter wird Lohnabrechnung, Reporting und Personalplanung für 2026.
Urlaubs- und Abwesenheitssalden final abgleichen
Zum Jahresende müssen Urlaubskonten, Ausgleichstage und andere Abwesenheiten vollständig abgestimmt sein. Prüfe, ob und in welchem Umfang Resturlaub ins neue Jahr übertragen werden darf, ob offene Tage auszuzahlen sind oder ob Teams ihren Urlaub noch verplanen sollten. Ein transparenter, idealerweise automatischer Überblick im HR- oder Zeiterfassungssystem verhindert Missverständnisse, reduziert Rückfragen und stellt sicher, dass die Abrechnung korrekt erfolgt.
Verträge, Befristungen und Fristen managen
Besonders kritisch sind auslaufende Befristungen, Probezeiten und vereinbarte Zielboni, die häufig zum Jahresende schlagend werden. Erstelle eine klare Übersicht aller relevanten Fristen oder nutze entsprechende Workflows und Reminder in Lösungen wie Personio, damit keine unerwünschten Vertragsverlängerungen oder Entscheidungsfenster verpasst werden. Das Jahresende eignet sich außerdem hervorragend, um Vertragsvorlagen zu aktualisieren, alte Dokumente zu bereinigen und Standardprozesse zu vereinheitlichen, etwa für On- und Offboarding.
Lohn- und Gehaltsdaten für den Jahreswechsel vorbereiten
Damit die Payroll pünktlich und fehlerfrei läuft, sollten alle relevanten Änderungen noch im Dezember vollständig und korrekt im System erfasst werden. Dazu gehören unter anderem Boni, Gehaltserhöhungen, Zulagen, neue Benefits oder Einmalzahlungen. Prüfe außerdem steuerrelevante Informationen wie private Nutzung von Firmenwagen, Sachbezüge oder Beitragsanpassungen bei Versicherungen. Eine enge Abstimmung zwischen HR, Payroll und Finance sorgt dafür, dass keine Informationen verloren gehen und der Jahreswechsel reibungslos über die Bühne läuft.
Zielvereinbarungen, Feedback und Performance-Prozesse abschließen
Der HR-Jahresabschluss ist ein idealer Zeitpunkt, laufende Performance-Zyklen abzuschließen. Sorge dafür, dass Zielgespräche geführt, Feedback dokumentiert und Leistungseinschätzungen sauber festgehalten sind – inklusive der Basis für variable Vergütung, falls vorhanden. Wenn Du ein HR-System nutzt, kannst Du Zielstatus, Notizen und Bewertungen häufig direkt im Tool hinterlegen und daraus die Zielplanung für 2026 ableiten. Wichtig ist dabei, dass alle Prozesse einheitlich, transparent und fair gestaltet sind, um die Akzeptanz im Unternehmen zu sichern.
Weiterbildungen und Qualifikationen aktualisieren
Eine aktuelle Qualifikations- und Weiterbildungsübersicht ist entscheidend für Compliance, Personalentwicklung und Nachfolgeplanung. Überprüfe, welche Mitarbeitenden 2025 Schulungen abgeschlossen haben, welche Zertifikate auslaufen und wo im Jahr 2026 Auffrischungen nötig sind. Nutze den Jahresabschluss, um Qualifikationen systematisch im HR-Tool zu dokumentieren und gemeinsam mit Führungskräften Schulungspläne für das kommende Jahr zu definieren.
HR-KPIs und Reporting für 2026 vorbereiten
Der Jahresabschluss ist ein guter Moment, um die wichtigsten HR-Kennzahlen des Jahres auszuwerten und zu konsolidieren. Dazu gehören typischerweise Kennzahlen wie Fluktuation, Time-to-Hire, Krankenstand, Recruiting-Kosten oder Weiterbildungsquote. Eine klare, datengestützte Analyse hilft Dir, mit Geschäftsführung und Führungskräften fundiert über Budget, Prioritäten und HR-Strategie für 2026 zu diskutieren. Auf dieser Basis kannst Du Ziele definieren, Maßnahmen priorisieren und HR-Prozesse gezielt optimieren.
Fazit
Der HR-Jahresabschluss ist kein lästiges Pflichtprogramm, sondern eine echte Chance, Ordnung in Deine Prozesse zu bringen, Risiken zu minimieren und mit einem stabilen Fundament ins neue Jahr zu starten. Je besser Datenstand, Fristen, Abrechnungen und HR-Strategie vorbereitet sind, desto entspannter und effizienter läuft 2026 – für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermaßen. Mit einer klaren To-do-Liste und den richtigen digitalen Tools reduzierst Du manuellen Aufwand, sparst Zeit und erhöhst gleichzeitig die Qualität Deiner HR-Arbeit nachhaltig.
