HR-Digitalisierung in der Pflegebranche: So entlastest Du Dein Team nachhaltig
Wenn Du in der Pflege arbeitest, kennst Du den alltäglichen Spagat zwischen Versorgungsqualität und administrativem Druck. Hohe Fluktuation, komplexe Dokumentationspflichten und steigende Anforderungen durch Personalbemessung und Compliance rauben wertvolle Zeit, die eigentlich Deinen Bewohner:innen und Patient:innen zugutekommen sollte.
Über 81% des Pflegepersonals arbeiten heute in nur teilweise oder gar nicht digitalisierten Arbeitsumgebungen – ein Umstand, der den Verwaltungsaufwand massiv erhöht und das Pflegepersonal stark belastet. Zusätzlich gaben 33% der Fachkräfte in der Myneva Trendstudie Pflege & Soziales aus dem Jahr 2025 an, sich mehr Zeit für die tatsächliche Pflege zu wünschen, während 47% meinen, mehr Personal würde die Arbeit deutlich verbessern. Digitale HR-Lösungen sind damit keine Zukunftsmusik mehr, sondern essenziell, um Pflegekräfte zu entlasten, Prozesse zu vereinfachen und Zeit zurückzugewinnen.
Warum Digitalisierung gerade jetzt unverzichtbar ist
Pflegeeinrichtungen stehen vor gleich mehreren Herausforderungen: Die Personalbemessungsverordnung (PeBeM) verlangt eine präzise Dokumentation von Arbeitszeiten, Qualifikationen und Einsatzplänen – ein Aufwand, der ohne digitale HR-Prozesse schnell zur Überforderung führt. Zugleich wächst die Vernetzung im Gesundheitswesen durch die Telematikinfrastruktur (TI), die digitale Personalprozesse unumgänglich macht. Papierordner und Excel-Listen reichen diesen Anforderungen nicht mehr. Die Digitalisierung bedeutet also nicht nur die Einhaltung von Compliance, sondern vor allem mehr Zeit, die für das Wesentliche – die Pflege von Menschen – genutzt werden kann.
Herausforderungen im Pflege-HR-Alltag und wie digitale Lösungen helfen
Die größten Engpässe im Pflegealltag können durch digitale Lösungen am effektivsten gelöst werden:
1. Recruiting und Mitarbeiterbindung verbessern:
Hohe Fluktuation und zeitintensive Bewerbungsprozesse sind Alltag in der Pflege. Digitale Bewerbungsplattformen mit automatisierter Vorauswahl, Terminvereinbarung und klarer Kommunikation reduzieren Leerlaufzeiten und erhöhen die Transparenz für Bewerbende. Das sorgt für weniger Frust im Team und erleichtert die Mitarbeiterbindung.
2. Onboarding schneller und sicherer gestalten
Pflege-Onboardings erfordern häufig mehrere Schulungen und umfangreiche Dokumentation. Mit digitalen Personalakten und automatisierter Qualifikationsverwaltung sind neue Kolleg:innen sofort vollständig erfasst – von Nachweisen über Schulungen bis zu Zertifikaten. Die lästige Zettelwirtschaft entfällt komplett.
3. Dienstplanung effizienter und gerechter machen
Dienstpläne sind ein großer Zeitfresser. Digitale HR-Systeme schaffen Transparenz über Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Urlaubsstände und erleichtern damit die Einsatzplanung erheblich. Fair verteilte Schichten steigern die Zufriedenheit im Team und wirken Fluktuation entgegen.
4. Abrechnung, Krankheit & Compliance zuverlässig abbilden
Fehlerhafte Abrechnungen, Krankmeldungen und Überstundenmanagement führen oft zu Nacharbeit. Digitale Workflows, automatisierte Übergaben und DATEV-Schnittstellen sparen über 50% der Verwaltungszeiten ein und sorgen für fehlerfreie Abrechnungen.
Fazit
Die HR-Digitalisierung in der Pflege ich kein „Projekt für später“, sondern Deine Chance, jetzt Zeit zu gewinnen, Prozesse zu vereinfachen und das Pflegepersonal nachhaltig zu entlasten. Ob im Recruiting, Dienstplanung, der Dokumentation oder Abrechnung: Digitale Tools reduzieren Verwaltungsaufwand, verbessern die Datensicherheit und erhöhen die Zufriedenheit im Pflegealltag spürbar.
Quellen:
Studie: „Trendstudie 2025: Zukunft der Pflege und Sozialarbeit in Europa“, myneva Group GmbH, Befragung Jun.-Jul. 2025, https://www.myneva.eu/de/ressourcen/downloads/trendstudie-pflege-2025
