Personio-Workflows: 3 Automatisierungen für mehr Effizienz
Im HR-Alltag von kleinen und mittleren Unternehmen stapeln sich oft sich ständig wiederholende Aufgaben, sei es die Vertragsüberwachung, die Organisation des Onboardings oder die Genehmigung von Urlaubsanträgen. Viele dieser Tätigkeiten laufen manuell ab: Du erinnerst Dich per Outlook an Fristen, trägst To-Dos in Excel-Listen ein oder verschickst Mails an Kolleginnen und Kollegen, damit sie bestimmte Aufgaben übernehmen. Das kostet Zeit, Nerven und macht anfällig für Fehler.
Hier kommt Personio ins Spiel, genauer gesagt: die Workflow-Automatisierung. Mit ihr kannst Du viele dieser Routinen digital abbilden und standardisieren. Das Beste daran: Die Einrichtung ist denkbar einfach. Du brauchst keine IT-Abteilung, kein Custom-Coding und kein großes Budget.
In diesem Beitrag stellen wir Dir drei einfache, aber wirkungsvolle Workflows vor, mit denen Du sofort starten kannst - für einen effizienteren, zuverlässigeren und entspannteren HR-Alltag.
1. Vertragsfristen im Blick behalten - mit automatischen Erinnerungen
Stell Dir vor, Du bekommst automatisch eine Nachricht, wenn ein befristeter Arbeitsvertrag in 60 Tagen endet oder wenn die Elternzeit eines Mitarbeitenden bald ausläuft. So kannst Du rechtzeitig handeln, ohne ständig Fristen im Kalender nachzuhalten. Mit Personio erstellst Du ganz einfach individuelle Reminder basierend auf Datumsfeldern wie "Vertragsende", "Probezeitende" oder "Geplanter Wiedereinstieg".
Du kannst dabei flexibel festlegen, wer wann benachrichtigt wird, z.B. Du selbst, die Führungskraft oder die Personalabteilung. Besonders hilfreich: Du kannst auch mehrere Erinnerungszeitpunkte definieren, z.B. 90 Tage und 30 Tage vor Ablauf. So schaffst Du Sicherheit in der Planung und vermeidest unangenehme Überraschungen. Und das alles völlig automatisch.
Wie legst Du Erinnerungen in Personio an?
Erinnerungen können für eine Gruppe von Mitarbeitenden mit einer bestimmten Rolle oder auch für einzelne Personen angelegt werden. Um Erinnerungen für eine Gruppe von Mitarbeitenden zu hinterlegen, gehe wir folgt vor:
- Navigiere zu Einstellungen > Personen > Mitarbeitendenrollen.
- Wähle eine Rolle aus und klicke auf Erinnerungen.
- Klicke auf Erinnerung für Rolle hinzufügen.
- Wähle über die Dropdown-Felder aus, wann die Rolle wozu benachrichtigt wird.
- Klicke auf Hinzufügen.
Um Erinnerung für eine bestimmte Person anzulegen, öffne das entsprechende Mitarbeitendenprofil, klicke auf Erinnerungen, Erinnerung hinzufügen und gebe ein Datum sowie einen Erinnerungstext an.
2. Onboarding-Aufgaben automatisieren
Onboarding ist ein echter Zeitfresser und gleichzeitig einer der wichtigsten Prozesse für ein gutes Arbeitgeberimage. Wie häufig passiert es, dass beim Start neuer Kollegen oder Kolleginnen Aufgaben untergehen: Der Laptop ist nicht vorbereitet, das Willkommensgeschenk fehlt oder der Arbeitsplatz ist noch nicht eingerichtet.
Mit Personio kannst Du diese Aufgabenpakete standardisieren und bei jeder Neueinstellung automatisch auslösen. So wird z.B. der IT automatisch eine Aufgabe zugewiesen, die Hardware bereitzustellen. Die Teamassistenz erhält den Auftrag, Den Welcome-Lunch zu organisieren und Du bekommst eine Erinnerung, den Arbeitsvertrag im digitalen Archiv zu hinterlegen. Auch Checklisten für neue Mitarbeitende oder Führungskräfte lassen sich integrieren.
Du kannst unterschiedliche Onboarding-Workflows für verschiedene Rollen, Standorte oder Abteilungen erstellen. So wird jeder Einstieg professionell, strukturiert und durchdacht - und Du sparst Dir jede Menge E-Mails und Nachfragen.
So legst Du einen Onboarding-Workflow an:
Unterschiedliche Stellen benötigen unterschiedliche Onboarding Prozesse. Das Onboarding eines neuen Mitarbeitenden in der Buchhaltung läuft anders ab als das Onboarding eines neuen Produktionsmitarbeitenden. Für alle Bedürfnisse und Rollen können daher in Personio unterschiedliche Onboarding Vorlagen erstellt werden. Diese Vorlagen enthalten die einzelnen und ggf. individuellen Schritte des jeweiligen Onboardings.
Um eine neue Vorlage zu erstellen, navigiere zu Einstellungen > Automatisierungen > On-/Offboarding > Onboardingvorlagen. Über das Plus können neue Vorlagen erstellt oder über die Auswahl eines Vorlagennamens Änderungen vorgenommen werden.
Die einzelnen Schritte der Vorlage können unter Einstellungen > Automatisierungen > On-/Offboarding > Onboardingschritte gepflegt werden. Hierbei wird unter einem Standardschritt und einem E-Mail-Versand unterschieden.
3. Abwesenheiten effizient managen
Wie oft musst Du Urlaubsanträge prüfen, obwohl klar ist, dass sie durchgehen? Oder Krankmeldungen von wenigen Tagen manuell bestätigen, obwohl eine klare Regelung besteht? Genau hier setzen automatische Genehmigungsprozesse an.
In Personio lassen sich Freigaberegeln ganz einfach definieren. Ein Beispiel: Wenn ein Mitarbeitender einen Urlaubsantrag stellt, der keine Überschneidungen mit Kolleginnen und Kollegen aufweist und im definierten Kontingent liegt, wird er automatisch genehmigt - ganz ohne Dein Zutun. Das gleiche gilt für Krankmeldungen ohne Attest bei bis zu drei Tagen.
Natürlich kannst Du auch mehrstufige Freigaben konfigurieren, etwa wenn der Antrag zusätzlich zur Führungskrat auch von Dir als HR geprüft werden soll. Aber gerade bei Standardfällen hilft die Automatisierung enorm, um Zeit zu sparen und Prozesse schlank zu halten. Mitarbeitende bekommen schneller Feedback und Du kannst Dich wichtigeren Aufgaben widmen.
So richtest Du einen Standardgenehmigungsprozess ein:
- Gehe zu Einstellungen > Automatisierungen > Genehmigungen
- Wähle den Bereich für den Du die Genehmigung einrichten willst (z.B. für die Abwesenheit Bezahlter Urlaub)
- Klicke auf Genehmigungsprozess hinzufügen und lege bis zu 6 Genehmigungsstufen fest. Wähle für jede Stufe aus, wer genehmigen soll.
- Speichere den Genehmigungsprozess
Fazit: Mit kleinen Schritten große Wirkung erzielen
Automatisierungen in Personio sind kein Hexenwerk. Schon mit drei einfachen Workflows kannst Du in Deinem HR-Alltag spürbar Zeit sparen, Prozesse vereinheitlichen und Fehlerquellen minimieren. Besonders in KMU, wo HR-Teams oft mit begrenzten Ressourcen arbeiten, bringt diese Effizienz echten Mehrwert.
Unser Tipp: Fangt klein an - z.B. mit dem Reminder für Vertragsfristen. Sobald Du siehst, wie reibungslos das funktioniert, wirst Du schnell weitere Prozesse identifizieren, die sich automatisieren lassen. Und je mehr Routineaufgaben Du dem System überlässt, desto mehr Raum hast Du für strategische Themen, Personalentwicklung und echte Mitarbeiterbindung.
