Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Gesetzliche Vorgaben & einfache Umsetzung

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist längst Realität – sie gilt bereits heute. Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch dokumentieren. Viele Unternehmen fragen sich jedoch, welche Anforderungen genau bestehen und wie sich diese Pflicht umsetzen lässt, ohne unnötige Bürokratie aufzubauen.
Die gute Nachricht: Mit digitalen Tools und klaren Prozessen kann die Zeiterfassung nicht nur gesetzeskonform, sondern auch effizient und transparent erfolgen und sie bringt Vorteile für Mitarbeitende wie Führungskräfte.

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Rechtlicher Hintergrund

Die Grundlage dieser Pflicht ergibt sich aus europäischem und deutschem Recht. Bereits 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass Arbeitgeber ein objektives und verlässliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen müssen. Dieses Prinzip bestätigte das Bundesarbeitsgericht 2022 für Deutschland.
Damit gilt: Jede geleistete Arbeitsstunde – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – muss erfasst werden. Arbeitgeber sind verpflichtet, ein geeignetes System bereitzustellen und die korrekte Erfassung sicherzustellen.
Ein neues Gesetz zur Anpassung des Arbeitszeitgesetzes ist in Vorbereitung und soll vor allem die elektronische Erfassung verbindlich machen. Auch wenn Details noch offen sind, besteht die Pflicht schon jetzt. Wer abwartet, riskiert später Bußgelder, sobald die Regelung konkretisiert ist.

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Anforderungen an ein rechtssicheres System

Damit eine Zeiterfassung den gesetzlichen Vorgaben entspricht, sollte sie folgende Punkte erfüllen:

• Objektiv und nachvollziehbar: Arbeitszeiten dürfen nicht nur mündlich oder nachträglich erfasst werden. Das System muss überprüfbar sein.
• Tagesaktuell: Die Erfassung sollte möglichst noch am selben Tag erfolgen.
• Zugänglich für Mitarbeitende: Beschäftigte müssen ihre eigenen Zeiten einsehen können, etwa über eine App oder ein Mitarbeiterportal.
• Manipulationssicher: Änderungen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.
• Datenschutzkonform: Personenbezogene Daten dürfen nur im notwendigen Umfang gespeichert werden; Standorttracking oder biometrische Daten sind nur zulässig, wenn sie erforderlich sind.
• Mitbestimmung: Existiert ein Betriebsrat, muss er bei der Einführung technischer Systeme beteiligt werden.

Diese Anforderungen zeigen: Es geht nicht nur um das „Ob“, sondern auch um das „Wie“. Eine einfache Excel-Tabelle reicht dafür in der Regel nicht aus.

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Digitale Zeiterfassung als Chance

Der Wechsel zu einem digitalen Zeiterfassungssystem ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine Möglichkeit, Prozesse zu verbessern. Systeme wie Personio ermöglichen, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Projekte zentral zu verwalten. Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Transparenz.
Vorteile digitaler Lösungen:

• Automatisierte Prozesse: Erfassung über App, Terminal oder Desktop - ohne manuelles Nachtragen.
• Transparenz: Mitarbeitende sehen ihre Stundenkonten, Führungskräfte den Überblick über Teamkapazitäten.
• Integration: Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Lohnabrechnung greifen ineinander.
• Revisionssicherheit: Daten werden revisionsfest gespeichert und können bei Prüfungen exportiert werden.

Praxisbeispiel: Ein Handwerksbetrieb mit 80 Mitarbeitenden hat vor einem Jahr digitalisiert. Statt täglich Stundenzettel zu prüfen, läuft heute alles automatisch im System. Das spart rund 20 Stunden Verwaltungsaufwand pro Monat und sorgt für Transparenz bei Überstunden und Ausgleichstagen.

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Einführung in fünf Schritten

Für eine reibungslose Umsetzung empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen:

1. Ist-Analyse: Bestehende Prozesse prüfen und Lücken identifizieren.
2. Systemauswahl: Software wählen, die rechtliche und praktische Anforderungen erfüllt - beispielsweise mobile Nutzung, Schnittstellen zur Lohnabrechnung und DSGVO-Konformität.
3. Mitarbeitende einbinden: Frühzeitig über den Zweck und die Vorteile informieren.
4. Pilotphase: Das System zunächst in einer Abteilung testen, dann unternehmensweit ausrollen.
5. Schulung und Support: Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die Nutzung korrekt beherrschen.

Transparente Kommunikation ist entscheidend - die Zeiterfassung sollte als gemeinsames Instrument für Fairness und Effizienz verstanden werden, nicht als reine Kontrolle.

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Fazit

Auch wenn die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zunächst nach zusätzlicher Bürokratie klingt, bringt sie in der Praxis zahlreiche Vorteile. Unternehmen schaffen klare Strukturen, vermeiden Streitigkeiten und fördern eine faire Arbeitskultur. Wer frühzeitig auf ein digitales System setzt, spart Zeit, Kosten und ist rechtlich abgesichert.
Die Devise lautet: Nicht abwarten, bis das Gesetz endgültig verabschiedet ist, sondern jetzt handeln. Mit der passenden Lösung wird aus einer gesetzlichen Verpflichtung ein echter Wettbewerbsvorteil.

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