3 Personio-Funktionen, die Deinen HR-Alltag erleichtern
Drei unterschätzte Personio-Funktionen, die Deinen Arbeitsalltag erleichtern
In kleinen und mittleren Unternehmen ist Personio oft längst fester Bestandteil der HR-Arbeit. Als zentrale Plattform für Recruiting, Personalverwaltung und Lohnabrechnung spart es wertvolle Zeit und sorgt für mehr Struktur. Doch selbst wer täglich damit arbeitet, schöpft die Möglichkeiten des Tools häufig nicht voll aus. Gerade in hektischen Phasen bleibt wenig Raum, sich intensiver mit „versteckten“ Funktionen zu beschäftigen – obwohl genau diese Dir viel Stress und manuelle Arbeit abnehmen können.
Wir zeigen Dir drei Personio-Funktionen, die im Alltag oft unterschätzt werden, aber großes Potenzial bieten – besonders für kleinere HR-Teams mit begrenzten Kapazitäten. Mit konkreten Anwendungsbeispielen, Vorteilen und Tipps zur direkten Umsetzung.
1. Automatisierte Erinnerungen: Schluss mit dem ständigen Nachhaken
Ob es um ausstehende Rückmeldungen zu Urlaubsanträgen, das Feedbackgespräch zum Ende der Probezeit oder fehlende Unterlagen geht – viele Prozesse im HR-Alltag hängen davon ab, dass alle Beteiligten rechtzeitig aktiv werden. Doch in der Realität kostet genau das oft Nerven: Du musst hinterhertelefonieren, Mails schreiben oder Fristen im Kopf behalten.
Mit den automatisierten Erinnerungen in Personio kannst Du genau das vermeiden. Die Funktion erlaubt es Dir, für nahezu jeden Prozessschritt automatische Erinnerungen zu definieren – und zwar zielgenau: für Dich selbst, für bestimmte Rollen (z. B. Führungskräfte) oder für einzelne Mitarbeitende.
Praxisbeispiele:
- Onboarding-Prozess: Neue Mitarbeitende erhalten eine Woche vor dem ersten Arbeitstag automatisch eine Mail, in der sie an das Hochladen fehlender Unterlagen erinnert werden.
- Ende der Probezeit: Führungskräfte bekommen fünf Tage vor Ende der Probezeit eine Reminder-Mail, um das Feedbackgespräch zu planen.
- Jubiläen & Fristen: Personio erinnert Dich automatisch an bevorstehende Arbeitsjubiläen oder bald auslaufende Verträge – Du verpasst keine Gelegenheit mehr für Wertschätzung oder wichtige Entscheidungen.
Tipp aus der Praxis:
Lege einmal eine Reminder-Regel im Workflow fest – zum Beispiel im Offboarding – und profitiere dauerhaft von klaren, automatisierten Abläufen ohne zusätzlichen Aufwand
2. Digitale Signatur: Vertragsprozesse ganz ohne Papierkram
Verträge ausdrucken, unterschreiben lassen, scannen, ablegen, verschicken – ein Vorgang, der schnell mehrere Tage dauert und unnötige Schleifen erzeugt. Und mal ehrlich: Im digitalen HR-Alltag von heute wirkt das zunehmend aus der Zeit gefallen.
Mit der integrierten E-Signatur-Funktion in Personio kannst Du personalrelevante Dokumente – von Arbeitsverträgen bis zu Änderungsvereinbarungen – vollständig digital unterzeichnen lassen. Das spart nicht nur Zeit, sondern macht Eure Prozesse auch professioneller und DSGVO-konform.
So funktioniert’s:
- Du lädst das Dokument direkt in Personio hoch.
- Wählst die unterschriftsberechtigten Personen aus.
- Personio versendet automatisch die Signaturanfrage.
- Nach der Unterschrift ist alles revisionssicher dokumentiert.
Anwendungsbeispiele:
- Onboarding: Der neue Arbeitsvertrag wird direkt nach der Einstellung verschickt und digital unterzeichnet – kein Postversand, kein Medienbruch.
- Interne Vertragsänderungen: Arbeitszeit- oder Gehaltsanpassungen lassen sich ebenfalls schnell und sauber digital abwickeln.
- Homeoffice-Vereinbarungen & Zusatzdokumente: Einfach per Klick senden und zurückerhalten.
Vorteil für HR-Teams:
Du behältst jederzeit den Überblick, ob ein Dokument schon unterschrieben wurde oder nicht – ganz ohne Nachfragen oder Papierberge.
3. Recruiting-Analysen: Schwachstellen erkennen, Prozesse verbessern
Viele Unternehmen nutzen Personio erfolgreich als Bewerbermanagementsystem. Doch ein wertvoller Teil bleibt oft ungenutzt: die integrierten Recruiting-Analysen. Dabei liefern genau diese Daten entscheidende Hinweise darauf, wie gut Eure Prozesse funktionieren – und wo Optimierungspotenzial liegt.
Typische Fragen, die Du mit den Recruiting-Statistiken beantworten kannst:
- Wie lange dauert es durchschnittlich vom Bewerbungseingang bis zum Vertragsangebot?
- An welchen Stellen springen Bewerber:innen im Prozess ab?
- Welche Jobportale oder Kanäle liefern tatsächlich die besten Kandidat:innen?
Besonders hilfreich: Die Visualisierung des Bewerbungsprozesses als Trichter. Du siehst auf einen Blick, wie viele Bewerbungen pro Stelle eingehen, wie viele in Interviews übergehen und wie viele letztlich ein Angebot erhalten. So erkennst Du Engpässe im Funnel und kannst gezielt gegensteuern.
Beispiel aus der Praxis:
Ein Unternehmen stellte fest, dass viele Bewerbungen am Schritt „Telefoninterview“ scheiterten. Nach genauer Analyse stellte sich heraus, dass zu wenige Zeitfenster angeboten wurden. Durch ein verbessertes Kalendermanagement konnte die Conversion Rate um 20 % gesteigert werden – ganz ohne zusätzliches Budget.
Tipp: Nutze die Statistiken regelmäßig – zum Beispiel einmal pro Quartal – um die Qualität Deiner Recruiting-Kanäle und die Effizienz Eures Auswahlprozesses zu überprüfen.
Fazit: Mehr rausholen aus dem, was Du schon hast
Personio ist ein mächtiges Tool – doch seine volle Wirkung entfaltet es erst, wenn alle Funktionen bewusst eingesetzt werden. Die drei hier vorgestellten Features – automatisierte Erinnerungen, digitale Signaturen und Recruiting-Analysen – zeigen: Oft liegt der Schlüssel zu mehr Effizienz nicht in neuen Tools, sondern im besseren Einsatz vorhandener Möglichkeiten.
Gerade in kleinen HR-Teams kann das den entscheidenden Unterschied machen. Denn: Jede Stunde, die Du durch clevere Prozesse sparst, kannst Du in die Menschen im Unternehmen investieren.
